Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания совета директоров, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
При составлении протоколов необходимо учитывать требования, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Порядок оформления протоколов содержится в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», изданными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в 2018 году.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При оформлении протокола в краткой форме опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения. Выбор формы ведения протокола заседания принимается председателем совета директоров.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и секретаря заседания, должности и фамилии участников и приглашенных лиц, повестка дня. Если количество участников заседания превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 20 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители других организаций, указываются место работы и должность каждого лица.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Заголовок «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишется прописными буквам и размещается по центру.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
После слова «СЛУШАЛИ:» указываются фамилия докладчика в именительном падеже и тема доклада. Основное содержание доклада включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола после фамилии докладчика делается отметка «Текст доклада прилагается».
После слова «ВЫСТУПИЛИ:» указывают фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении доклада, в порядке их выступлений и высказанные ими мнения. Текст каждого выступления записывается в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» («считают», «предлагают»).
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») записывается принятое решение, сформулированное с помощью неопределенных форм глаголов. При необходимости приводятся итоги голосования: «За – ..., против – ..., воздержалось – ...».
Если участник заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего постановления (решения) делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.