Вопрос – ответ

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. 

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение.

Инструкция по делопроизводству оформляется так же, как и любая другая инструкция. Она может иметь различную структуру, но при этом в нее должно входить минимум три части: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения. В разделе «Общие положения» излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки, общие требования к организации работы с документами, дата ввода инструкции в действие, а так же возможная отмена ранее действующей инструкции и другие общие сведения.

По стилю изложения инструкция носит распорядительный характер. Текст инструкции формулируется от третьего лица единственного или множественного числа, используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. д.

Инструкция разрабатывается структурным подразделением организации, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждается руководителем организации после ее согласования руководителями всех заинтересованных подразделений.

Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, заголовок к тексту, гриф утверждения документа, виза.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере информации, делопроизводства и архивного дела и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

При разработке инструкции по делопроизводству организации можно воспользоваться следующими документами:

• Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;

• Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 22.05.2019 № 71;

• Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

Следует отметить, что в организации могут также применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере делопроизводства. Как правило, отдельными инструкциями устанавливаются правила работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, требования к работе с кадровой, научно-технической и другой специальной документацией и др.

Ранее аннотации к различным типам документов регламентировал ГОСТ 7.9-95 (ИСО 214-76) «Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Реферат и аннотация. Общие требования», однако данный стандарт был отменен. Действующий сейчас ГОСТ 7.86-2003 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Общие требования к издательской аннотации» распространяется только на издания. А другой действующий ГОСТ 7.86-2003 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», распространяющийся на договоры, акты, письма, справки и иные организационно-распорядительные документы, не содержит требований к аннотациям.

На текущий момент могут существовать только рекомендации к оформлению аннотаций. Аннотация – это краткая характеристика документа с точки зрения его назначения, содержания, вида и других особенностей. Объем аннотации не лимитирован, но, как правило, не превышает 10–12 строк (около 500 печатных знаков). Текст аннотации обычно отличается лаконичностью и высоким уровнем обобщения информации, содержащейся в первичном документе. При написании аннотации авторы стремятся не использовать сложные синтаксические построения и громоздкие предложения, затрудняющие восприятие текста.

Содержание аннотации обычно определяется ее функциями. Основными функциями аннотации как вторичного документа являются:

1. 1) сигнальная функция – представление информации о документе и предоставление возможности установить основное содержание документа, определить его релевантность;

2. 2) поисковая функция – использование текста аннотации в автоматизированных системах для поиска документов.

Служебное (деловое) письмо – информационно-справочный документ, применяемый для передачи официальной информации между организациями и учреждениями в различных управленческих ситуациях.

Для создания служебных (деловых) писем используются специальные бланки писем формата А4 и А5.

Обязательными реквизитами служебного письма являются следующие:

• герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования), если учреждение имеет право размещать его на своих бланках;

• наименование организации – автора документа;

• справочные данные об организации;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

• адресат;

• заголовок к тексту (может отсутствовать, если текст письма не более 4-5 строк);

• текст документа;

• отметка о приложении (для писем, имеющих приложения);

• подпись;

• отметка об исполнителе;

• печать (для гарантийных писем).

Правила составления текстов служебных (деловых) писем подробно изложены в методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», разработанных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение. Также необходимо стремиться к тому, чтобы служебное письмо не было большим по объему.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение …»);

• от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

• от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В служебных (деловых) письмах может использоваться вступительное обращение и заключительная этикетная фраза («С уважением, …).

Примеры вступительных обращений:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Соколов!

Уважаемая госпожа Миронова!

Уважаемый Иван Анатольевич!

Уважаемая Екатерина Андреевна!

Уважаемые господа!

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст служебного (делового) письма обычно состоит из двух частей: вступления и основной части. Во вступлении объясняются причины написания письма, даются ссылки на документы, послужившие юридическим основанием или поводом для его создания. В основной части письма приводится описание ситуации или события, делаются выводы, формулируются просьбы, предложения и т. д.

По содержанию и назначению служебные (деловые) письма подразделяются на следующие виды: сопроводительные, гарантийные, письма-просьбы и письма-запросы, письма-приглашения, письма-напоминания, письма-подтверждения, информационные, письма-предложения, письма-благодарности, письма-поздравления, письма-претензии, рекламные и др.

В зависимости от вида письма его текст, как правило, содержит определенные слова, например:

• сопроводительное письмо – направляем, высылаем, представляем;

• гарантийное письмо – гарантируем;

• письмо-просьба и письмо-запрос – просим;

• письмо-приглашение – приглашаем;

• письмо-подтверждение – подтверждаем;

• письмо-благодарность – благодарим, выражаем благодарность;

• письма-претензии – направляем, выражаем, предъявляем претензию.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания совета директоров, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

При составлении протоколов необходимо учитывать требования, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Порядок оформления протоколов содержится в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», изданными Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в 2018 году.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При оформлении протокола в краткой форме опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения. Выбор формы ведения протокола заседания принимается председателем совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и секретаря заседания, должности и фамилии участников и приглашенных лиц, повестка дня. Если количество участников заседания превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 20 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители других организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Заголовок «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишется прописными буквам и размещается по центру.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

После слова «СЛУШАЛИ:» указываются фамилия докладчика в именительном падеже и тема доклада. Основное содержание доклада включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола после фамилии докладчика делается отметка «Текст доклада прилагается».

После слова «ВЫСТУПИЛИ:» указывают фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении доклада, в порядке их выступлений и высказанные ими мнения. Текст каждого выступления записывается в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» («считают», «предлагают»).

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») записывается принятое решение, сформулированное с помощью неопределенных форм глаголов. При необходимости приводятся итоги голосования: «За – ..., против – ..., воздержалось – ...».

Если участник заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего постановления (решения) делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

В Трудовом кодексе Российской Федерации должностные инструкции не упоминаются, однако для некоторых профессий предусмотрено составление таких документов нормативными правовыми актами Российской Федерации (например, приказом Росгвардии от 19.10.2020 № 419 «Об утверждении типовых требований к должностной инструкции частного охранника на объекте охраны»).

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений (например, типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 07.10.1998 № 65), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции.

Должностные инструкции рекомендуется разрабатывать на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

При разработке должностных инструкций могут использоваться Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, а также соответствующие профессиональные стандарты.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из следующих разделов:

• общие положения,

• должностные обязанности,

• права,

• ответственность,

• взаимоотношения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Ознакомление работника с должностной инструкцией должно подтверждаться его подписью.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

• одинарный интервал – 12 пт;

• полуторный интервал – 18 пт;

• двойной интервал – 24 пт.

Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о приложении», «Гриф согласования документа» могут отделяться друг от друга дополнительным интервалом.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа. При необходимости в отметке о поступлении может указываться время поступления документа (часы и минуты) и способ его доставки. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. При отсутствии места для отметки на лицевой стороне документа, она ставится на оборотной стороне листа.

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Если к документу прилагается обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.), указывается тип и количество накопителей.

Например:

Приложение:                  Компакт-диск в 1 экз.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере:

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает:

• фразу «Документ подписан электронной подписью»,

• номер сертификата ключа электронной подписи,

• фамилию, имя, отчество владельца сертификата,

• срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации.

Пример:

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение с самостоятельной нумерацией страниц, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое:

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Реквизит «Отметка об исполнителе» является обязательным для документов, отправляемых в другие организации: писем, пояснительных записок к проектам и т. п.

Необходимость указания информации об исполнителе во внутренних документах определяется организацией самостоятельно и фиксируется в нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству. По усмотрению организации реквизит «Отметка об исполнителе» может присутствовать в приказах, служебных записках и других документах.

Нет, при изготовлении документов на двух и более страницах нумеруют вторую и последующие страницы.

В соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» для создания документов необходимо использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров (до № 10, 11).

Также шрифты № 10 и № 11 могут использоваться для реквизитов «место составления (издания) документа» и «отметка об исполнителе».

В примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, сказано, что для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией.

Для всех организационно-распорядительных документов рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта, которая должна быть определена в инструкции по делопроизводству организации.

В соответствии с требованиями п. 3.5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» текст документа выравнивается по ширине листа:

"3.5. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).".

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При наличии двух и более грифов утверждения документа их располагают на одном уровне. Если документ утверждается несколькими должностными лицами, грифы утверждения должны быть оформлены таким образом, чтобы подписи лиц также находились на одном уровне.

Например:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Экспертиза ценности документов проводится на основе научного оценочного аппарата в виде системы критериев.

Выделяются 3 группы критериев: критерии происхождения документов, критерии содержания, критерии внешних особенностей.

К группе критериев происхождения документов относятся:

• функционально-целевое назначение организации (роль и место организации в системе управления или отрасли);

• время и место создания документа;

• значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документе.

К группе критериев содержания документов относятся:

• значимость информации, отраженной в документе, в т. ч. ее уникальность, типичность или повторяемость;

• вид документа;

• подлинность документа.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

• форма фиксирования и передачи содержания;

• форма удостоверения и оформления документа (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности);

• физическое состояние документа.

Описательная статья описи включает в себя следующую информацию:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), включающий указание на наличие копий, если в деле хранятся копии документов;

• даты дела (тома, части);

• срок хранения (для описей дел, документов временного хранения);

• количество листов в деле (томе, части).

Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов дела (тома, части).

Экспертиза ценности документов в организации должна проводиться ежегодно. Выполняется экспертиза экспертной комиссией, персональный состав которой определяется приказом руководителя организации.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также специальных типовых или ведомственных перечней документов.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации и библиотечному делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» перечень документов со сроками хранения – это систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

Статьей 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливается обязательность применения для установления сроков хранения документов перечней, утвержденных Росархивом, иными федеральными органами государственной власти, государственными органами Российской Федерации.

Сроки хранения документов, определенные такими перечнями могут быть увеличены организациями в случае необходимости.

Типовые перечни документов с указанием сроков хранения утверждаются Росархивом. В настоящее время действуют следующие перечни:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Росархива от 28.12.2021 № 142.

Ведомственные перечни разрабатываются федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации, крупными корпорациями с целью установления сроков хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций.

В случае если срок хранения каких-либо документов не определен типовыми и ведомственными перечнями, он устанавливается центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. Экспертная комиссия организации – источника комплектования государственного архива должна направить свои предложения о сроках хранения документов, отсутствующих в перечнях, в экспертно-проверочную комиссию соответствующего архивного учреждения.

Форма обложки дела постоянного хранения и порядок ее оформления установлены правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

При заведении дела на его обложке указываются следующие сведения:

• наименование организации – источника комплектования государственного архива и наименование ее вышестоящей организации;

• наименование структурного подразделения организации, в котором формируется дело;

• индекс дела;

• номер тома (части);

• заголовок дела (тома, части);

• срок хранения дела.

Также на обложке предусматривается место для указания наименования государственного архива, в который дело будет принято.

При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью в именительном падеже. Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием организации – источника комплектования также в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеют сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

Заголовок дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости – заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается на количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Обязательным реквизитом обложки дела является срок хранения дела. На делах постоянного хранения должна быть сделана надпись «Хранить постоянно».

После завершения дела на обложку вносятся дополнительные данные:

• крайние даты дела (тома, части);

• количество листов в деле (томе, части);

• архивный шифр дела.

Архивный шифр дела сначала проставляется карандашом, а после включения дела в годовой раздел описи дел, утверждения/согласования годового раздела сводной описи ЭПК архивного учреждения и утверждения его руководителем организации – чернилами.