Правила организации работы с документами

Правила организации работы с документами: основы основ

Прежде чем формулировать правила организации работы с документами, разберемся с основными понятиями. Определим для начала, что же такое документооборот. Итак, документооборот — это созданная в организации система движения документов с момента их создания или получения до направления в архив или уничтожения.

В эту систему вовлечены все виды документации, включая управленческую, бухгалтерскую, производственную, кадровую, административно-хозяйственную. На разных этапах документооборота она обрабатывается, принимается, передается и хранится. Для хранения документации используются бумажные и электронные носители.

Документооборот имеет дело с объектами трех категорий:

• входящие документы — те, что поступают в организацию от других предприятий и учреждений;
• исходящие документы — те, что отправляются из организации, например, как запросы, отчеты или ответы на входящие документы;
• внутренние документы — те, что создаются внутри организации для обеспечения ее работы и не выходят за ее пределы.

Существует три формы организации документооборота. Централизованная форма подразумевает регистрацию, обработку и хранение всех документов в одном месте, например, в канцелярии, секретариате или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Децентрализованная форма предусматривает хранение и обработку документов в нескольких структурных подразделениях. Смешанная форма сочетает свойства двух предшествующих. В этом случае хранить и обрабатывать документацию могут отдельные структуры организации, но все значимое для нее в целом должно проходить через службу ДОУ.

Выбор формы организации документооборота зависит от размера и структуры предприятия. Потребностям малых и средних предприятий наилучшим образом соответствует централизованная форма, при которой за весь документооборот может отвечать один работник. Децентрализованная форма оптимальна для предприятий с наличием территориально удаленных филиалов. Смешанная форма подойдет очень крупным компаниям, где для организации документопотоков могут создаваться отдельные подразделения.

Теперь сформулируем правила организации работы с документами. Следование этим правилам позволит нам оптимизировать процессы прохождения документов.

Итак, при организации документооборота следует:

• обеспечить оперативное движение документа, иными словами его прохождение с наименьшими временными затратами;
• сократить до минимума численность инстанций, через которые проходит документ, исключив или ограничив насколько это возможно возвратные движения;
• обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Руководствуясь этими правилами, мы сможем решить главную задачу, стоящую перед всеми, кто организует документооборот — обеспечить централизованное выполнение связанных с ним однородных технологических операций.