Правила работы с документами: темы и средства

Правила работы с документами: темы и средства

В октябре 2021 года начал свою работу интернет-портал «Правила работы с документами», разработанный консалтинговой группой (КГ) «ТЕРМИКА» как часть большого проекта в области правленческой безопасности.

Данный профессиональный ресурс призван помочь всем специалистам, работающим с документацией, в том числе сотрудникам отделов документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивных служб, специалистам кадровых агентств, секретарям и помощникам руководителей. Кроме того, он будет полезен студентам профильных направлений в процессе подготовки к экзаменам и слушателям программ повышения квалификации.

Интернет-портал «Правила работы с документами» позволяет быстро найти нужную информацию для ее применения на практике, оперативно повысить уровень знаний и компетенций в области работы с документами, провести внешнюю оценку знаний сотрудников предприятия или соискателей при приеме на работу.

Профессиональный ресурс содержит онлайн-тесты для проверки знаний, электронные курсы, а также справочные и учебные пособия по семи тематическим направлениям, о каждом из которых следует сказать отдельно.

Деловой русский язык

Данный раздел включает в себя книжное издание «Справочник по русскому языку для работников организаций» (Е. П. Буторина), электронный курс «Основные правила русского языка для работников организаций» и онлайн-тест для проверки знаний. Курс и справочник будут востребованы самым широком кругом пользователей, поскольку их тематика не ограничена какими-либо отраслевыми и профессиональными рамками. Они могут использоваться для поддержания общего уровня грамотности сотрудников организаций. Заметим, что данный электронный курс распространяется компанией «ТЕРМИКА» на безвозмездной основе.

Управленческий документооборот

Книга «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики» (М. П. Бобылева) и электронный учебный курс «Подготовка и проверка знаний руководителей и специалистов по управленческому документообороту» предназначены для тех, кто занимается вопросами совершенствования управления и внедрения электронного документооборота. В указанном тематическом блоке нашли отражение не только новейшие научные разработки, но и практика применения электронных документов в управленческой деятельности.

Общее делопроизводство

Здесь рассматриваются следующие вопросы ведения делопроизводства в современных реалиях: нормативная регламентация деятельности служб делопроизводства, современные требования к составлению и оформлению документов, технологические этапы работы с документами, организация хранения документов. Учебные материалы блока представлены «Справочником по общему делопроизводству для работников организаций» (Ю. М. Кукарина) и электронным курсом «Подготовка и проверка знаний работников по документационному обеспечению деятельности организации (делопроизводитель)».

Секретарское дело

Объем знаний, представленных в данном тематическом блоке, не ограничивается  вопросами документационного обеспечения деятельности руководителя. Он включает в себя организацию приема посетителей, подготовку и проведение совещаний и деловых встреч, организация командировок. Тем не менее, работе с документами посвящена значительная часть учебного пособия «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя» (И. В. Топчиева) и электронного курса, основанного на нем. Здесь работа с документацией рассмотрена комплексно – на примере деятельности секретаря или помощника руководителя.

Кадровое делопроизводство

Данный раздел включает в себя профильный тест, электронный учебный курс «Подготовка и проверка знаний работников кадровой службы организации» и две книги – учебник «Кадровое делопроизводство» (С. Л. Кузнецов, С. А. Глотова) и «Справочник по кадровому делопроизводству для работников организаций» (С. А. Глотова). В процессе подготовки пользователь знакомится со всеми аспектами деятельности кадровых служб: от документирования трудовых отношений до организации аттестации и обучения персонала.

Архивное дело

Указанный тематический блок содержит два книжных издания: «Справочник по архивному делу для работников организаций» (Е. М. Бурова, Н. А. Муравьева) и курс лекций «Архивоведение (теория и методика)» (Е. М. Бурова, И. Е. Ромашин). Учебных курсов здесь тоже два: один предназначен для руководителей и работников организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, другой – для специалистов организаций, которые таковыми источниками являются.

Стандартизация управления документами

В комплексе изучить историю и современное состояние стандартизации делопроизводства и документационного обеспечения управления – причем не только в России, но и в мире – дают возможность учебник «Стандартизация управления документами» (Л. Н. Варламова) и основанный на нем электронный курс «Подготовка и проверка знаний руководителей и специалистов по стандартизации управления документами». Здесь подробно рассмотрены темы стандартизации и унификации документов, современных национальных и международных стандартов (причем акцент сделан на опыте Международной организации по стандартизации).

Авторами учебных пособий, размещенных на портале «Правила работы с документами», являются признанные специалисты в своих областях:

• Е. П. Буторина — доктор филологических наук, профессор кафедры теоретической и прикладной лингвистики ИЛ РГГУ, почетный работник сферы образования Российской Федерации, член Совета ИЛ РГГУ.
• М. П. Бобылева — признанный специалист в области управления документацией и технологии управления, кандидат исторических наук, доцент. Имеет богатый опыт работы по организации управления крупными информационными системами, в том числе по непосредственной реализации масштабных проектов развития электронного документооборота. Автор более 100 опубликованных работ, в том числе ряда книг.

• Ю. М. Кукарина — кандидат исторических наук, доцент, заведующая кафедрой документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ. Автор более 120 публикаций по делопроизводству и документационному обеспечению управления, в том числе учебников, статей, методических и справочных материалов.
• И. В. Топчиева — кандидат исторических наук, автор более 15 публикаций по вопросам документационного обеспечения управления.
• С. Л. Кузнецов — кандидат исторических наук, главный редактор журнала «Делопроизводство», автор более 150 публикаций, нескольких книг и учебных пособий по документационному обеспечению управления. Более 20 лет читает лекции и консультирует организации по вопросам внедрения современных технологий управления документами.
• С. А. Глотова — кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ. Автор учебников, статей, методических и справочных материалов по документационному обеспечению управления и кадровому делопроизводству.
• Е. М. Бурова — кандидат исторических наук, профессор, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ. Обладатель медали «В память 850-летия Москвы» (1997 год), нагрудного знака «Почетный архивист» (1998 год) и благодарности от Министра культуры и массовых коммуникаций РФ (2008 год). Автор более 120 работ с 40-летним стажем научно-преподавательской деятельности. Член  Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, редколлегии журнала «Отечественные архивы», Попечительского совета и методического совета Российского государственного архива литературы и искусства, учебно-методической комиссии вузов РФ в области документоведения и архивоведения. Председатель Научно-методического совета документоведческих  и архивоведческих кафедр.
• Н. А. Муравьева — кандидат исторических наук, преподаватель кафедры архивоведения ИАИ РГГУ, заместитель начальника отдела архивоведения ВНИИДАД, автор более 20 статей с 15-летним стажем научно-преподавательской деятельности.
• Л. Н. Варламова — кандидат исторических наук, доцент кафедры истории государственных учреждений и общественных организаций ИАИ РГГУ, эксперт Международной организации по стандартизации (ISO), Росстандарта. Разработчик национальных стандартов, редактор официальных переводов международных стандартов. Член рабочей группы по актуализации законодательства для реализации программы «Цифровая экономика Российской федерации». Автор более 100 русскоязычных и более 20 англо- и испаноязычных публикаций в области стандартизации управления документами и в сфере образования.
• И. Е. Ромашин — кандидат исторических наук, доцент кафедры архивоведения ИАИ РГГУ, член редакционной коллегии журнала «Отечественные архивы», экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета Санкт-Петербурга, автор более 20 научных публикаций по вопросам архивного дела, источниковедения и документоведения.

Все электронные учебные курсы, представленные на портале, работают на программной платформе «ОЛИМПОКС», разработанной компанией «ТЕРМИКА» и зарекомендовавшей себя в качестве удобного инструмента для обучения и проверки знаний персонала. Каждый курс включает в себя тексты нормативных правовых документов, фрагменты учебных пособий, а также тестовые задания для проверки знаний.

Интерактивный экспресс-тест по поиску ошибок в документах, размещенный отдельным блоком, позволяет проверить уровень знаний и внимательность тестируемого.   Данный раздел включает в себя пять заданий с документами различных видов, где пользователю предстоит найти оформительские, орфографические, пунктуационные ошибки. Тест также может применяться для оценки навыков кандидатов при приеме на работу.

На портале публикуются новости обо всех законодательных новациях,  касающихся  сферы документационного обеспечения управления и архивного дела. Это избавляет пользователям ресурса от необходимости искать эту актуальную информацию на сторонних сайтах.

В марте 2022 года на портале появился раздел «Вопрос-ответ». Таким образом, профессиональный ресурс «Правила работы с документами» сделал важный шаг для расширения взаимодействия с пользователями. Любой посетитель сайта может оставить свой вопрос и оперативно получить ответ. Его дадут эксперты компании «ТЕРМИКА», имеющие соответствующее профильное образование или опытом работы в данной области. Спектр теоретических и практических вопросов будет неуклонно расширяться, а пользователи смогут получить актуальную для них информацию быстро и в доступной форме.