Наличие службы делопроизводства в структуре организации является необходимым условием её функционирования, независимо от размера самой организации и сферы ее деятельности. Что же такое служба делопроизводства? Самый точный ответ на вопрос мы найдем в современном терминологическом государственном стандарте — ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Служба делопроизводства – это «структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации».
Заметим, что в разных организациях и учреждениях – в зависимости от их размеров и организационной структуры – служба делопроизводства может носить такие наименования, как управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат и так далее. Ее численный состав тоже может разный, но сути дела это не меняет. Ведь цель деятельности службы делопроизводства всегда одна – организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.
В число базовых задач службы делопроизводства входят:
Согласно современной классификации, функции службы делопроизводства включают в себя документирование управленческой деятельности, организацию работы с документами и организационные виды работ. Остановимся подробнее на каждой из трех перечисленных групп функций.
К документированию управленческой деятельности относятся:
К организации работы с документами относятся следующие функции:
Организационные виды работ службы делопроизводства включают себя широкий спектр деятельности: от разработки локальных нормативных актов по делопроизводству и методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях до организации совещаний, приема посетителей и телефонных переговоров. К этому же направлению деятельности относится консультирование работников по вопросам делопроизводства и организация повышения их квалификации в сфере работы с документами.
В тех случаях, когда служба делопроизводства имеет свою внутреннюю организационную структуру, целесообразно будет сформулировать функции отдельно для каждого ее подразделения или участка работы, основываясь на общих целях и задачах данной службы.