Служба делопроизводства: цель, задачи, функции

На главную
логотиа Термика

Служба делопроизводства: цель, задачи, функции

Наличие службы делопроизводства в структуре организации является необходимым условием её функционирования, независимо от размера самой организации и сферы ее деятельности. Что же такое служба делопроизводства? Самый точный ответ на вопрос мы найдем в современном терминологическом государственном стандарте — ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».  Служба делопроизводства – это «структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации».

Заметим, что в разных организациях и учреждениях – в зависимости от их размеров и организационной структуры – служба делопроизводства может носить такие наименования, как управление делами, общий отдел, канцелярия,  секретариат и так далее. Ее численный состав тоже может разный, но сути дела это не меняет. Ведь цель деятельности службы делопроизводства всегда одна – организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.

В число базовых задач службы делопроизводства входят:

  • обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации;
  • контроль исполнения документов и поручений руководителя организации;
  • оперативное хранение документов и их подготовка для передачи в архив организации;
  • бездокументное обеспечение деятельности руководителя.  

Согласно современной классификации, функции  службы делопроизводства включают в себя документирование управленческой деятельности, организацию работы с документами и организационные виды работ. Остановимся подробнее на каждой из трех перечисленных групп функций. 


К документированию управленческой деятельности относятся:

  • разработка шаблонов и трафаретных текстов документов для типовых управленческих ситуаций, их введение в систему электронного документооборота (ЭДО);
  • разработка бланков документов и их представление на утверждение руководителю организации;
  • разработка и ведение табеля форм документов организации;
  • составление документов по поручению руководства;
  • оформление документов и обеспечение процесса их согласования;
  • документирование работы совещаний;
  • хранение и использование документов;
  • контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству и предназначенных к отправке.

К организации работы с документами относятся следующие функции:

  • прием и первичная обработка документов;
  • проверка электронной подписи документов;
  • регистрация и предварительное рассмотрение документов;
  • отбор и передача документов на рассмотрение руководству;
  • обеспечение доставки документов исполнителям;
  • контроль сроков исполнения документов;
  • контроль за прохождением документов, соблюдением установленных правил работы с ними, использованием систем ЭДО;
  • ведение информационно-справочной работы по документам;
  • отправка документов;
  • подготовка сводной номенклатуры дел организации;
  • формирование дел в службе делопроизводства и организация процесса формирования дел в структурных подразделениях организации;
  • организация экспертной комиссии учреждения;
  • подготовка дел для передачи на архивное хранение;
  • организация работы архива учреждения и передача дел на архивное хранение;
  • уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
  • работа с письменными и устными обращениями граждан;
  • организация маршрутов движения документов в системе ЭДО;
  • проектирование и ведение справочников и классификаторов видов документов в системе ЭДО.

Организационные виды работ службы делопроизводства включают себя широкий спектр деятельности: от разработки локальных нормативных актов по делопроизводству и методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях до организации совещаний, приема посетителей и телефонных переговоров. К этому же направлению деятельности относится консультирование работников по вопросам делопроизводства и организация повышения их квалификации в сфере работы с документами.

В тех случаях, когда служба делопроизводства имеет свою внутреннюю организационную структуру, целесообразно будет сформулировать функции отдельно для каждого ее подразделения или участка работы, основываясь на общих целях и задачах данной службы.