Правила работы с документами: начинаем с азов

Правила работы с документами: начинаем с азов

Ни одно предприятие не может эффективно осуществлять свою деятельность без правильно организованного документооборота. Под документооборотом мы подразумеваем существующую в организации систему движения документов: с момента создания любого из них до архивации или уничтожения.

Объектами документооборота являются все виды документации: управленческая, производственная, бухгалтерская, кадровая, административно-хозяйственная. Документооборот включает в себя все этапы работы с ней: обработку, прием, передачу и хранение. При этом сама документация может храниться как на бумажных, так и на электронных носителях.

Все объекты документооборота можно поделить на три категории:

входящие документы — то есть поступающие в организацию извне, от других предприятий, учреждений, инстанций;
исходящие документы — то есть отправляемые из организации, например, в качестве ответов на входящие документы;
внутренние документы — то есть создаваемые внутри организации для обеспечения ее работы и не выходящие за ее пределы.

Основных форм организации документооборота существует тоже три:

централизованная — в этом случае регистрация, обработка и хранение всех документов сосредоточены в одном месте (это может быть служба документационного обеспечения управления (ДОУ), канцелярия, секретариат);
децентрализованная — когда документы хранятся и обрабатываются в нескольких структурных подразделениях;
смешанная — то есть сочетающая свойства двух предыдущих форм: отдельные структуры организации могут обрабатывать и хранить документацию, однако все значимые для организации в целом документы проходят через службу ДОУ.

Форму организации документооборота диктуют размер и структура компании. Для малых и средних предприятий оптимальна централизованная форма, где всеми документами может заниматься один специалист. Децентрализованная форма удобна для компаний с большим числом филиалов, территориально удаленных друг от друга. Смешанная форма, используемая в крупных компаниях, нередко подразумевает создание отдельной структуры для организации документопотоков.

Какими же правилами необходимо руководствоваться при организации документооборота?

Ключевым словом для обозначения сущности этих правил является слово «оптимизация».

При организации работы с документами необходимо:

обеспечить оперативное движение документа, то есть его прохождение с наименьшими временными затратами;
максимально сократить количество инстанций, которые проходит документ, полностью исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;
обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки для всех видов документов.

Строгое выполнение этих трех правил (и вновь число три!) позволит реализовать главный принцип организации работы с документами — обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций.

Так же читайте нашу статью: правила работы с документами: темы и средства

Вернуться к статьям