ГОСТ уполномочен прояснить: базовые понятия делопроизводства

ГОСТ уполномочен прояснить: базовые понятия делопроизводства

Что такое делопроизводство? На такой простой, казалось бы, вопрос можно ответить по-разному. Для руководителя организации это слово означает одно, для секретаря — другое, для прочих работников — третье. В данном случае нас интересует максимально точный и предельно формализованный ответ. Его мы получим, заглянув в современный терминологический государственный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он определяет понятие делопроизводства как «деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов».

Следуя взятым курсом, продолжим формулировать самые общие понятия. Ведением делопроизводства в организации занимается специально созданная структура. Тот же самый ГОСТ, который в данном случае можно использовать как самый авторитетный справочник, сообщает нам, что служба делопроизводства — это «структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации».

Чтобы обеспечить эффективную работу службы, необходимо для начала разработать целый комплекс локальных нормативных актов и регламентирующих документов: положений, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству и так далее. Эта деятельность неизменно ведется с опорой на нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативно-методические документы, которыми регулируется сфера делопроизводства в целом и организация работы службы делопроизводства.

Ключевым понятием делопроизводства является документирование, иными словами — процесс создания документа. ГОСТ Р 7.0.8–2013 определяет документирование как «запись (фиксацию) информации на различных носителях по установленным правилам». Эти правила подразумевают наличие у каждого документа своих уникальных реквизитов — «элементов оформления документа». Совокупность реквизитов, расположенных в установленной последовательности, образует формуляр документа. Самые важные реквизиты в формуляре — те, которые обеспечивают юридическую значимость документа.

И это еще одно базовое понятие, смысл которого нам проясняет тот же самый ГОСТ. Юридическая значимость документа — «свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера».

Юридическую значимость документа обеспечивает соблюдение следующих условий:

• документ должен соответствовать требованиям действующих нормативных правовых актов Российской Федерации;
• должностные лица должны издавать документы в пределах тех полномочий, которые установлены для них локальными нормативными актами и распорядительными документами организации или учреждения;
• для каждой разновидности документа должен быть определен состав реквизитов, придающих ему юридическую значимость.

Наконец мы подошли к основному понятию делопроизводства — понятию документа. Что же это такое с точки зрения терминологических стандартов? ГОСТ Р 7.0.8–2013 сообщает нам, что документ — это «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать». В данном определении основная функция любого документа — фиксация информации.

Заглянув в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», мы найдем еще одно определение того же понятия. Документ — это «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Данная формулировка является международным стандартом, который разработан Международной организацией по стандартизации и принят в качестве национального на территории России.

Продолжая разговор о базовом лексиконе делопроизводства, мы не можем обойтись без понятия документооборота. ГОСТ Р 7.0.8–2013 определяет его как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Правильная организация документооборота как в бумажной, так и в электронной форме — важнейшее условие эффективного делопроизводства, фундаментальный лексикон которого мы разобрали в данной статье.